Dokumente wie z.B. Mitgliedsbeiträge, Mieten, Stromrechnungen sind laufende Einnahmen oder Kosten ohne dass sich die Summen oder andere Informationen verändern. Es handelt sich damit um Kopien, wobei ausschließlich das Datum und die Nr geändert werden. Solche wiederkehrenden Dokumente können in Secretary mit einer speziellen Funktion für einen Zeitraum angefertigt werden.

1. Erstelltes Dokument im Bearbeitungsmodus auswählen

Anschließend wählen wir den Reiter "Erweitert" neben "Details" aus. Dort ist die Funktion "Wiederholung" noch auf Nein gestellt. Sobald wir Ja auswählen, erscheinen die benötigten Felder.

2. Plan definieren

Wir müssen das Intervall und die Anzahl der zuerstellenden Dokumente angeben. Ein Plan von 4 Einträgen nach jeder (1) Woche bedeutet, dass für die nächsten 4 Wochen nach dem Erstelldatum des Dokuments die Kopien angefertigt werden.

Wenn wir z.B. eine Mietausgabe zum ersten eines jeden Monats hätten, dann würden wir

  1. ein Dokument mit entsprechendem Datum erstellen
  2. bearbeiten und unter Wiederholung eintragen
    • Plan : 12 (für ein Jahr) , 24 (für zwei) usw.
    • Abstand: 1 Monat

3. Erstellung veranlassen

Um unerwartete Überraschungen zu vermeiden, muss die Erstellung am oder nach dem Stichtag bestätigt werden. Hierbei gibt es eine Erinnerungsfunktion in der Seitenleiste der Listenansicht.

4. Pläne anzeigen und kontrollieren

Sobald wir auf ZEIGEN klicken, erscheint ein Popup und wir sehen eine Auflistung aller wiederkehrender Dokumente. Hier können wir nun auch die Pläne erstellen oder löschen. Das System benachrichtigt uns auch darüber, was passieren wird (2 von 4 werden erstellt).

Warum eigentlich?

Unser Ausgangsdokument hatte das Erstelldatum 01.09. Der Plan war, nach jeder Woche das Dokument zu erstellen und das 4 Wochen lang. Insofern ist 4 ist die maximale Anzahl. Unser heutiges Datum 18.09. lässt jedoch eine Erstellung aller nicht zu. In dem Zeitraum zwischen 1. - 18. sind nach dem definierten Schema nur 2 Einträge möglich. Wenn wir damit einverstanden sind, bestätigen wir die Wiederholung und klicken auf "erstellen".

5. Erstellte wiederkehrende Dokumente

Das System fertigt eine Kopie an, jedoch müssen einige Änderungen gemacht werden.

  • Die Nr kann nicht mehr die selbe sein, weswegen eine laufende ergänzt wird.
  • Das Datum wird entsprechend angepasst. So sehen wir, dass unser Plan aufgegangen ist und die richtigen Dokumente nach dem 01.09 in einem Abstand von 1 Woche erstellt wurden
    • 08.09
    • 15.09
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