Die eigentliche Wirtschafts-Grammatik

Secretary ist mehr als nur eine Unternehmenssoftware, denn es beginnt dort, wo Begriffe des Wirtschaftens überhaupt entstehen. Secretary ist objektiv, holistisch, ohne Begriffszwang und voll auf den Sprachgebrauch der Anwender ausgerichtet. Dadurch werden Funktionen ermöglicht, die mit bisherigen Buchhaltungs- oder ERP-Systemen undenkbar sind, weil nicht benennbar.

Tatsächlich mag es auf den ersten Blick seltsam erscheinen, wenn in der Navigation Wörter wie Rechnung, Kunden, Lager u.ä. zunächst fehlen. Doch um die Kernfunktion aller Unternehmenssoftware zu erfüllen - betriebswirtschaftliche Prozesse abzubilden - sind im Wesentlichen nur 3 Begriffe notwendig, aus denen sich dann die Bezeichnungen entwickeln:

  1. Bereich
  2. Daten-Blatt
  3. Ordner / Kategorien

Ein digitales Büro sieht nicht anders aus als ein herkömliches, denn Blätter in Ordnern organisieren einen Geschäftsbereich


 

Die Begriffe im Einzelnen

1. Bereich

Die folgende Tabelle gibt eine Übersicht der Unternehmensbereiche in Secretary und ihrer jeweiligen Ausdrucksmöglichkeiten, welche durch Kategorien erzeugt werden

Bereiche (des Unternehmens): Dokumente (des Geldflusses)
Kontakte
Produkte
Zeiterfassung
Nachrichten (CRM) Buchhaltung
Kategorien (frei benennbar):
  • Rechnungen
  • Angebote
  • Gutschriften
  • Einnahmen-/Ausgaben-Belege
  • Abrechnungen
  • sowie sämtliche Dokumente des Geldverkehrs
  • Kunden
  • Lieferanten
  • Mitarbeiter
  • Mitglieder
  • Teilnehmer
  • Schüler
  • etc.
  • Waren
  • Güter
  • Dienstleistungen
  • und sämtliche Produktbezeichnungen
  • Projekte
  • Termine
  • Veranstaltungen
  • Kurse
  • Belegzeiten
  • Inmail
  • Email
  • Newsletter
  • Tickets
  • Schriftverkehr mit Schnittstellen
  • Kontenrahmen
  • T-Konten

 


 

2. Das Daten-Blatt

Zugegeben, Datenblatt ist ein besetzter Begriff. Unserem Verständnis nach ist Folgendes wichtig: Da alle Informationen in einer Datenbank gespeichert werden, füllt man als Anwender der Software in einem Formular die vorgegebenen Datenfeldern aus. Vorgegeben heißt nicht, dass Du die Formulare nicht um zusätzliche Datenfelder erweitern kannst. Das geht selbstverständlich in Secretary ganz ohne Programmierkenntnisse oder Manipulationen am Kernsystem.

Formular und Datenfelder sind aber je nach Funktionsbereich unterschiedlich vordefiniert. 'Die Notwendigkeit schafft die Form', sagte schon Kandinsky. Logisch, denn eine Rechnung erfordert andere Angaben als wie Stammdaten von Kunden oder Termine etc. Ingesamt gibt es so mehrere Funktions- oder Geschäftsbereiche mit einem besonderen Aufbau der Formulare.

Man kann ruhig sagen, dass Secretary mehrere Komponenten in einer vereinigt, nur sollen diese dann Funktions- oder Geschäftsbereiche heißen:

  • Dokumente des Geldverkehrs. Ein- und Ausgangsrechnungen, Angebote, Gutschriften, Spenden, Einnahmen- und Ausgabenbelege, u.ä.
  • Kontakte des Unternehmens. Hierunter fallen alle Daten über Kontakte, mit denen das Unternehmen in Dialog tritt. Begrifflich kannst Du sie in Ordnern kenntlich machen: Kunden, Mitarbeiter, Lieferanten, Mitglieder, Teilnehmer, etc.
  • Produkte sind alle Leistungen des Unternehmens, die es entweder erhält oder erbringt. Secretary zeigt, was kommt und was geht, wann es gehen sollte.
  • Kommunikation ist eigentlich alles. Jedes Schriftstück, das Informationen enthält, kommuniziert. Speziell in unserem Schema bedeutet es, dass Du in diesem Modul generell Schriftverkehr koordinieren kannst (Emails/Tickets bzw. CRM, Newsletter)
  • Zeiterfassung organisiert die Prozesse bzw. alle zeitlichen Vorgänge deines Unternehmens. Konkret ist das ein (Termin-)Kalender, Projektmanagement-Software, Arbeitszeitplanung und -erfassung, Belegzeiten oder Leihen
  • Buchhaltung deiner Finanzdaten ausgehend von bestimmten Dokumenten des Geldverkehrs und einem gesonderten Journal. Dies beinhaltet die Buchung in T-Konten, Bilanzierung, Umsatzsteuervoranmeldung, Erstellung eines Geschäftsberichts.

Datenfelder und Status

Ein Datenblatt soll also die Zusammensetzung eines abstrakten Formulars mit Datenfeldern sein. Ein Datenfeld, z.B. Nr, Datum, Titel, Anschrift, etc., bezieht sich nur auf das betreffende Blatt in seinem speziellen Funktions- oder Geschäftsbereich. Damit die Blätter untereinander und von außen mehr Ordnung haben, gibt es noch den Status. Ein Status ist wie eine Büroklammer, die Zusammengehörigkeit vermittelt.

  • Beispiel: gezahlt/ungezahlt bei Dokumenten wie Rechnungen; aktiv/passiv/... bei Mitgliedern

Doch um die Datenblätter noch besser zu ordnen, gibt es: Ordner.


3. Die Ordner von Datenblättern sind Kategorien

Jedes Datenblatt kann genau einer Kategorie zugeordnet werden, welche damit auch einem Bereich angehört. Das Blatt wird nicht unwiderruflich abgelegt, sozusagen eingeklebt, sondern die Zuordnung kann man jederzeit ändern, anpassen, auflösen. In jedem Funktionsbereich kann man beliebig viele Kategorien anlegen und verwalten. Kategorien sind prinzipiell zwar auch Datenblätter, nur schaffen sie eine Hierarchie und können ihre Datenfelder auf alle zugeordneten Datenblätter vererben.

Beispiel: Du hast im Funktionsbereich 'Kontakte' die Kategorie Mitarbeiter erstellt/benannt und ein zusätzliches Datenfeld 'Betriebszugehörigkeit (in J)' angelegt. So wird jedem Kontakt, dh. hier also Mitarbeiter, den du neu für diese Kategorie erstellst, das Datenfeld Betriebszugehörigkeit vorgeschlagen, welches dann ausgefüllt werden kann.

Die Kategorien sind neben dem Status nun die eigentlichen Unterscheidungsgrenzen der Datenblätter. An diesen Begriffen entsteht erst die Wahrnehmung der Funktionsbereiche.

Beispiel: Bei Unternehmen unterscheidet man 'Kontakte' klassisch in Kunden und Lieferanten. Oder Debitoren und Kreditoren. Oder Personen und Organisationen. Oder wie auch immer. Tatsächlich kannst du in Secretary das schnell und einfach selbst bestimmen und dementsprechend deine Kontakte diesen Gruppen zuordnen. Denn es ist nicht einmal zwingend notwendig, dass du mit der Software ein Unternehmen (samt dem obigen Begriffskorsett) verwaltest.

Die wesentliche Eigenschaft von Kategorien ist, dass sie eine Hierarchie repräsentieren. Während alle Datenblätter auf einer Ebene liegen, lassen sich Kategorien beliebig unter- und überordnen.

 

Secretary basiert so auf einer eigenen Logik, welche sowohl von der Anwender- als auch von der Entwicklerseite beliebig skalierbar ist. Jedes Ereignis einer jeden Unternehmung wird gefasst auf einem Datenblatt. Kategorien sind ebenfalls Datenblätter (selbst wenn man sie im Bereich 'Zeitplanung' als Projekte begreift). Doch um diese Logik des Systems nach außen transportieren zu können, bietet die Software zahlreiche Schnittstellen.


4. Schnittstellen zu anderen Systemen durch Formate

Man kann die gesamte Datenbank oder Teile von ihr in unterschiedlichen Formaten exportieren (SQL, CSV, EXCEL) oder für Anwender visuell aufbereiten (Email, Print, PDF). So kann man eigene Templates in einem Editor erstellen, die wie ein Folie das Datenblatt umwandeln.

Beispiel: Nutze so eigene Rechnungsvorlagen, lade sie als .PDF herunter oder verschicke sie an deine Kunden. Erstelle und verwalte auch eigene Formulare mit wenig bis gar keinem Programmieraufwand.

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