In Secretary werden alle Dokumente des Geldverkehrs, die ein Unternehmen haben kann, schlicht als Dokumente bezeichnet. Ein Dokument kann demnach sein: Rechnung, Angebot, Einnahme, Ausgabe, (Mitglieds-)Beiträge, Mieten etc. Dokumente werden in Ordnern kategorisiert. An anderer Stelle wurde gezeigt, wie man den Ordner "Rechnungen" anlegt.

1. Zeigen der Listenansicht aller Dokumente (z.B. Ausgangsrechnungen)

Bereiche/Dokumente

2. Steuerungsmöglichkeiten

2.1. Toolbar

• - Alle Dokumente -- Auswahl und Filter der Kategorie. Im oberen Beispiel wurde der Ordner- Rechnungenausgewählt
• Neu: Dokument
  bzw. Neu: Rechnung
  - Anlegen eines neuen Dokument für die ausgewählte Kategorie
• Bearbeiten - das Dokument, welches mit dem Häkchen angewählt wurde, wird im Bearbeitungsmodus geöffnet

Wenn Sie in der Liste bei einem oder mehreren Kontakten das Kästchen am linken Rand anwählen , dann erscheinen zusätzliche Buttons, die ohne eine Auswahl keinen Sinn gemacht hätten

• Löschen- Löschen der angewählten Objekte
• Freigeben- Freigeben von gesperrten / ausgecheckten Objekten, sofern diese mit dem Häkchen angewählt wurden
• Stapelverarbeitung- Das Prinzip der Stapelverarbeitung funktioniert überall gleich. Die ausgewählten Objekte werden allesamt vereinheitlicht.

2.2. Rechte Spalte

• Zusammenfassung des Ergebnisses
• Datumsfilter
• Büro filtern
• Wiederholungen - Erstellen von wiederkehrenden Dokumenten

3. Beispiel Stapelverarbeitung

Der Nutzen einer Stapelverarbeitung ist, mehrere Objekte gleichzeitig zu be- und verarbeiten. Um diese Funktion zu ermöglichen, müssen zunächst in der Liste ein oder mehrere Objekte über die Checkbox  am linken Rand auswählt werden. Anschließend wird ein Button Stapelverarbeitung sichtbar. Beim Betätigen von diesem öffnet sich ein Dialogfenster, wo bestimmte Datenfelder gleichzeitig geändert werden können. Wenn Sie z.B. mehrere Rechnungen haben, die bezahlt wurden, so können Sie hier den Status auswählen und Ausführen.