Als Ordner bezeichnen wir eine logische Zusammenfassung von Dokumenten, eine Sammlung bzw. Kategorisierung. Ein Dokumentenordner ist eine Kategorie von Dokumenten. Im Folgenden erstellen wir einen Ordner für die Dokumente "Rechnungen", d.h. wir sammeln später alle unsere Rechnungen in diesem Ordner / Kategorie.

Dokumentenordner

Pfad:

Kategorien/Dokumentenordner/Neu

Es öffnet sich ein neues Formular mit folgenden Datenfeldern

1. Name (Pl.)
2. Singular
3. Übergeordnete Kategorie - Sie können über diese Option eine Ordnerhierarchie anlegen. In diesem Fall könnte man z.B. einen Ordner "Aufträge" erstellen, und dann "Rechnungen" und "Angebote" als untergeordnet bestimmen führen.
4. Standard Bemerkung wird bei allen Dokumenten (in den Fall Rechnungen) vorgeschlagen und ersetzt auch die Standard Bemerkung, die in den Unternehmensinformationen abgespeichert wurde.
5. Nummer - Diese Standard-Nr wird bei allen Dokumenten vorgeschlagen. Mit dem Zusatz {CNT} kann man inkrementelle Dokumentnummern anlegen. Wenn Sie einen Startwert benötigen, so nutzen Sie {CNT start=123}, wobei 123 Ihre Auswahl darstellt.
6. Status - Der Status gilt für die Kategorie und kann so unterhalb der Kategorien für Strukturzwecke eingesetzt werden
7. Datenfelder - Datenfelder sind zusätzliche Informationen, die ebenfalls auf alle Dokumente dieser Kategorie bei der Ersterstellung vererbt werden. Produktverbrauch und Vorlage sind notwendig für Dokumente, die über

   Standards/Datenfelder

   als solche definiert sind. Email Vorlage kann ebenfalls nötig sein, wenn Sie Ihre Rechnungen per Email und über Secretary verschicken wollen. Hier erfahren Sie mehr über Datenfelder.

Menüstruktur anpassen: Unternehmensinformationen bearbeiten

Da wir nun unsere erste Kategorie im Bereich der Dokumente angelegt haben, gehen wir wieder in die Einstellungen unseres Unternehmen und verändern die Benutzeroberfläche.

Zentrale/Unternehmen/Unternehmensname

Durch die Auswahl von einer oder mehrerer Kategorien kann so künftig ein schnellerer Zugriff ermöglicht werden. Außerdem wählen wir die neu angelegte Kategorie als Einnahmeseite für das Berichtwesen aus, da es sich um Ausgangsrechnungen handelt, die von Kunden bezahlt werden.

Nach dem Abspeichern wird sich das Menü wie folgt ändern