The Actual Business-Grammar

Secretary is more than just a software, because it starts where terms of economic activity arise. Secretary is objective, holistic and without any compulsion to specific terms. Yet the software should adapt to your needs and your language, not the other way around. That allows features, which are unthinkable with other accounting or ERP systems, because not nameable.

In fact, it may seem strange at first glance, when words like invoice, customer, storage are missing in the navigation. But to fulfill the core function of any enterprise software - the representation of business processes - only 3 terms are essentially necessary from which then the designations develop:

  1. area
  2. data-sheet
  3. folder / category

A digital office doesn't look different than a real one, because sheets in folders organize an area


1. Area

The following table gives you an overview of the business areas and the possibilities of expression

Areas (of your business): Documents
Contacts
Products (PIM)
Times
Messages (CRM) Accounting
Categories (any name):
  • Invoices
  • Quotes
  • Credits
  • Revenue/Expenditure records
  • Billings
  • and other documents of monetary transactions
  • Customers
  • Suppliers
  • Employees
  • Members
  • Subscribers
  • Students
  • etc.
  • Goods
  • Services
  • your product designations
  • Projects
  • Events
  • Courses
  • Warehousing
  • Inmail
  • Email
  • Newsletter
  • Tickets
  • Correspondence
  • accounting system
  • accounts

2. Data-Sheet

For our understanding, the meaning of the term "data sheet" is, that a sheet contains data. Well, that is basal. Because all informations of a digital office are stored in a database, the user of the software fills out a form with predefined data fields. Predefined does not mean, that you can not upgrade the forms with additional data fields. Of course you can and Secretary allows it without any programming skills or manipulation of the core system.

But depending on the business area, form and data fields are different predefined. Overall, there are so several business areas with a special design of the forms.

  • Documents of cash flow – invoices, quotations, donations, membership fees, revenue and expenditure documents
  • Contacts of the business – This includes all data of contacts, with whom the company enters in a dialog. Conceptually, you can make them recognizable in folders: customers, employees, suppliers, members, participants, etc.
  • Products are all services of the company that it receives or produces.
  • Communication is actually everything. Every document, that contains informations, communicated. In this specific area you can coordinate the general correspondence (Emails/Tickets/CRM, Newsletter)
  • Time Management focuses on the (temporal) processes of the business. This includes an events calendar, project management tool, scheduling
  • Accounting – professionel accounting in accounts, VAT returns, balance sheet

Moreover, there are separate, partly cross-sector standards that enhance the organization of the digital office

  • Data Fields within the respective data sheets
  • Status of data-sheets and categories
  • Units (z.B. p., h, ml, sec. etc.) can be used in documents for quick selection
  • Accounts

Data Fields and State

A data sheet should therefore be the composition of a form and data fields. A Data Field (e.g. No., Date, Title, Address, etc.) refers only to the relevant sheet and its specific area. Similar data sheets can be organized with a status. A state is like a paper clip, which gives togetherness.

  • Example: paid/unpaid for documents such as invoices; active/passive/... for members (if your organisation is a club)

3. Folders of data-sheets are categories

Each data sheet kann be put in one category. A category can inherit its data fields to the data sheets.

Example: If you create in the area 'contacts' the folder/category 'employees' with the data field 'birthday', then each new contact form for this specific folder will propose the data field "birthday".

 

 

 

Secretary verwendet externe PDF Bibliotheken, welche HTML und CSS in das PDF Format konvertieren. Da diese Extensions nicht Bestandteil der Software sind, müssen sie installiert werden, wenn man beabsichtigt, diese Exportfunktion zu nutzen. Momentan werden zwei unterstützt: mPDF und DomPDF

Wenn die Systemumgebung PHP 5.6 oder tiefer ist, so ist das mPDF Plugin, welches auf dieser Seite zum Download bereit steht, völlig ausreichend. Es empfiehlt sich aber,

1. Paket herunterladen und entpacken

Laden Sie jeweils den Source Code herunterladen und entpacken Sie den zip-Ordner

2. Ordner umbenennen

Benennen Sie den entpacken Ordner in mpdf bzw. dompdf um

3. Ordner in libraries verschieben

Verschieben Sie den Ordner mpdf bzw. dompdf in den Joomla Ordner libraries, der sich auf der höchsten Ebene befindet.

Wenn Sie sich für dompdf entscheiden, so benötigt diese Extension noch zwei weitere für sich selbst.

Hilfe & Wikis

 

Dokumente wie z.B. Mitgliedsbeiträge, Mieten, Stromrechnungen sind laufende Einnahmen oder Kosten ohne dass sich die Summen oder andere Informationen verändern. Es handelt sich damit um Kopien, wobei ausschließlich das Datum und die Nr geändert werden. Solche wiederkehrenden Dokumente können in Secretary mit einer speziellen Funktion für einen Zeitraum angefertigt werden.

1. Erstelltes Dokument im Bearbeitungsmodus auswählen

Anschließend wählen wir den Reiter "Erweitert" neben "Details" aus. Dort ist die Funktion "Wiederholung" noch auf Nein gestellt. Sobald wir Ja auswählen, erscheinen die benötigten Felder.

2. Plan definieren

Wir müssen das Intervall und die Anzahl der zuerstellenden Dokumente angeben. Ein Plan von 4 Einträgen nach jeder (1) Woche bedeutet, dass für die nächsten 4 Wochen nach dem Erstelldatum des Dokuments die Kopien angefertigt werden.

Wenn wir z.B. eine Mietausgabe zum ersten eines jeden Monats hätten, dann würden wir

  1. ein Dokument mit entsprechendem Datum erstellen
  2. bearbeiten und unter Wiederholung eintragen
    • Plan : 12 (für ein Jahr) , 24 (für zwei) usw.
    • Abstand: 1 Monat

3. Erstellung veranlassen

Um unerwartete Überraschungen zu vermeiden, muss die Erstellung am oder nach dem Stichtag bestätigt werden. Hierbei gibt es eine Erinnerungsfunktion in der Seitenleiste der Listenansicht.

4. Pläne anzeigen und kontrollieren

Sobald wir auf ZEIGEN klicken, erscheint ein Popup und wir sehen eine Auflistung aller wiederkehrender Dokumente. Hier können wir nun auch die Pläne erstellen oder löschen. Das System benachrichtigt uns auch darüber, was passieren wird (2 von 4 werden erstellt).

Warum eigentlich?

Unser Ausgangsdokument hatte das Erstelldatum 01.09. Der Plan war, nach jeder Woche das Dokument zu erstellen und das 4 Wochen lang. Insofern ist 4 ist die maximale Anzahl. Unser heutiges Datum 18.09. lässt jedoch eine Erstellung aller nicht zu. In dem Zeitraum zwischen 1. - 18. sind nach dem definierten Schema nur 2 Einträge möglich. Wenn wir damit einverstanden sind, bestätigen wir die Wiederholung und klicken auf "erstellen".

5. Erstellte wiederkehrende Dokumente

Das System fertigt eine Kopie an, jedoch müssen einige Änderungen gemacht werden.

  • Die Nr kann nicht mehr die selbe sein, weswegen eine laufende ergänzt wird.
  • Das Datum wird entsprechend angepasst. So sehen wir, dass unser Plan aufgegangen ist und die richtigen Dokumente nach dem 01.09 in einem Abstand von 1 Woche erstellt wurden
    • 08.09
    • 15.09

Als Orte werden alle Räumlichkeiten bezeichnet, die mit deinem Unternehmen in Beziehung stehen. Je nach Unternehmensbereich sind diese zu differenzieren nach

  • Büros - für Dokumente
  • Lager - für Produkte
  • Veranstaltungsorte - für Zeiten

1. Öffnen eines neuen Formulars

Wir gehen zunächst auf die ListenansichtBereiche/Orte. In der Toolbar können Sie mit Büros filtern oder Sie gehen sofort auf Neu

 

2. Daten pflegen

  • Titel - beispielhaft soll der Ort der Hauptsitz des Unternehmens sein.
  • Währung - die für diesen Ort gültige Währung. Es ist somit möglich, in Secretary ein Unternehmen mit mehreren Büros in unterschiedlichen Ländern und Währungen abzubilden
  • Bereich - ist der Unternehmensbereich
  • Status
  • Straße, PLZ, Ort, Land
  • Dokument - Sie können dem Büro eine Datei anhängen

 

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