Secretary verwendet externe PDF Bibliotheken, welche HTML und CSS in das PDF Format konvertieren. Da diese Extensions nicht Bestandteil der Software sind, müssen sie installiert werden, wenn man beabsichtigt, diese Exportfunktion zu nutzen. Momentan werden zwei unterstützt: mPDF und DomPDF

Wenn die Systemumgebung PHP 5.6 oder tiefer ist, so ist das mPDF Plugin, welches auf dieser Seite zum Download bereit steht, völlig ausreichend. Es empfiehlt sich aber,

1. Paket herunterladen und entpacken

Laden Sie jeweils den Source Code herunterladen und entpacken Sie den zip-Ordner

2. Ordner umbenennen

Benennen Sie den entpacken Ordner in mpdf bzw. dompdf um

3. Ordner in libraries verschieben

Verschieben Sie den Ordner mpdf bzw. dompdf in den Joomla Ordner libraries, der sich auf der höchsten Ebene befindet.

Wenn Sie sich für dompdf entscheiden, so benötigt diese Extension noch zwei weitere für sich selbst.

Hilfe & Wikis

 

Dokumente wie z.B. Mitgliedsbeiträge, Mieten, Stromrechnungen sind laufende Einnahmen oder Kosten ohne dass sich die Summen oder andere Informationen verändern. Es handelt sich damit um Kopien, wobei ausschließlich das Datum und die Nr geändert werden. Solche wiederkehrenden Dokumente können in Secretary mit einer speziellen Funktion für einen Zeitraum angefertigt werden.

1. Erstelltes Dokument im Bearbeitungsmodus auswählen

Anschließend wählen wir den Reiter "Erweitert" neben "Details" aus. Dort ist die Funktion "Wiederholung" noch auf Nein gestellt. Sobald wir Ja auswählen, erscheinen die benötigten Felder.

2. Plan definieren

Wir müssen das Intervall und die Anzahl der zuerstellenden Dokumente angeben. Ein Plan von 4 Einträgen nach jeder (1) Woche bedeutet, dass für die nächsten 4 Wochen nach dem Erstelldatum des Dokuments die Kopien angefertigt werden.

Wenn wir z.B. eine Mietausgabe zum ersten eines jeden Monats hätten, dann würden wir

  1. ein Dokument mit entsprechendem Datum erstellen
  2. bearbeiten und unter Wiederholung eintragen
    • Plan : 12 (für ein Jahr) , 24 (für zwei) usw.
    • Abstand: 1 Monat

3. Erstellung veranlassen

Um unerwartete Überraschungen zu vermeiden, muss die Erstellung am oder nach dem Stichtag bestätigt werden. Hierbei gibt es eine Erinnerungsfunktion in der Seitenleiste der Listenansicht.

4. Pläne anzeigen und kontrollieren

Sobald wir auf ZEIGEN klicken, erscheint ein Popup und wir sehen eine Auflistung aller wiederkehrender Dokumente. Hier können wir nun auch die Pläne erstellen oder löschen. Das System benachrichtigt uns auch darüber, was passieren wird (2 von 4 werden erstellt).

Warum eigentlich?

Unser Ausgangsdokument hatte das Erstelldatum 01.09. Der Plan war, nach jeder Woche das Dokument zu erstellen und das 4 Wochen lang. Insofern ist 4 ist die maximale Anzahl. Unser heutiges Datum 18.09. lässt jedoch eine Erstellung aller nicht zu. In dem Zeitraum zwischen 1. - 18. sind nach dem definierten Schema nur 2 Einträge möglich. Wenn wir damit einverstanden sind, bestätigen wir die Wiederholung und klicken auf "erstellen".

5. Erstellte wiederkehrende Dokumente

Das System fertigt eine Kopie an, jedoch müssen einige Änderungen gemacht werden.

  • Die Nr kann nicht mehr die selbe sein, weswegen eine laufende ergänzt wird.
  • Das Datum wird entsprechend angepasst. So sehen wir, dass unser Plan aufgegangen ist und die richtigen Dokumente nach dem 01.09 in einem Abstand von 1 Woche erstellt wurden
    • 08.09
    • 15.09

Als Orte werden alle Räumlichkeiten bezeichnet, die mit deinem Unternehmen in Beziehung stehen. Je nach Unternehmensbereich sind diese zu differenzieren nach

  • Büros - für Dokumente
  • Lager - für Produkte
  • Veranstaltungsorte - für Zeiten

1. Öffnen eines neuen Formulars

Wir gehen zunächst auf die ListenansichtBereiche/Orte. In der Toolbar können Sie mit Büros filtern oder Sie gehen sofort auf Neu

 

2. Daten pflegen

  • Titel - beispielhaft soll der Ort der Hauptsitz des Unternehmens sein.
  • Währung - die für diesen Ort gültige Währung. Es ist somit möglich, in Secretary ein Unternehmen mit mehreren Büros in unterschiedlichen Ländern und Währungen abzubilden
  • Bereich - ist der Unternehmensbereich
  • Status
  • Straße, PLZ, Ort, Land
  • Dokument - Sie können dem Büro eine Datei anhängen

 

Als Kontakte werden alle Personen oder Organisationen bezeichnet, die mit deinem Unternehmen in Verbindung stehen. Die Abgrenzung unterhalb geschieht durch Kategorisierung in Gruppen (z.B. Kunden, Mitarbeiter, Kreditoren, etc.) In diesem Abschnitt werden die Funktionen in der Listenansicht erklärt.

1. Zeigen der Listenansicht aller Kontakte

Bereiche/Kontakte

2. Steuerungsmöglichkeiten

2.1. Toolbar

  • Alle Gruppen- Auswahl und Filter der Kategorie
  • Neu
    - Anlegen eines neuen Kontakts für die ausgewählte Kategorie
  • Importiere Benutzer als Kontakte - registrierte Benutzer des Joomla Systems werden als Kontakte in Secretary übernommen

Wenn Sie in der Liste bei einem oder mehreren Kontakten das Kästchen am linken Rand anwählen , dann erscheinen zusätzliche Buttons, die ohne eine Auswahl keinen Sinn gemacht hätten

  • Löschen- Löschen der angewählten Objekte
  • Freigeben- Freigeben von gesperrten / ausgecheckten Objekten, sofern diese mit dem Häkchen angewählt wurden
  • Stapelverarbeitung- Das Prinzip der Stapelverarbeitung funktioniert überall gleich. Die ausgewählten Objekte werden allesamt vereinheitlicht.

2.2. Rechte Spalte

Hier finden Sie eine Auflistung aller Städte und der Anzahl der Kontakte in diesen. Wenn Sie auf die PLZ klicken, dann wird die Liste gefiltert.

2.3. Karte

Sofern Sie in den Einstellungen Google Maps aktiviert haben, wird Ihnen nach Möglichkeit der Daten eine Kontaktkarte angezeigt.

2.4. Liste

  • Im oberen Bereich findet sich das Alphabet. Wenn Sie auf einen Buchstaben klicken, wird die Liste für diesen Anfangsbuchstaben gefiltert.
  • Über das Symbol gelangen Sie zur Detailansicht des entsprechenden Kontakts
  • Wenn Sie auf den Kontaktnamen klicken, gelangen Sie zur Formularsicht. Wenn der Name nicht vom Linktyp ist, dann haben Sie als Anwender nicht die erforderlichen Berechtigungen, gerade diesen zu bearbeiten

 

In Secretary werden alle Dokumente des Geldverkehrs, die ein Unternehmen haben kann, schlicht als Dokumente bezeichnet. Ein Dokument kann demnach sein: Rechnung, Angebot, Einnahme, Ausgabe, (Mitglieds-)Beiträge, Mieten etc. Dokumente werden in Ordnern kategorisiert. An anderer Stelle wurde gezeigt, wie man den Ordner "Rechnungen" anlegt.

1. Zeigen der Listenansicht aller Dokumente (z.B. Ausgangsrechnungen)

Bereiche/Dokumente

 

 

2. Steuerungsmöglichkeiten

2.1. Toolbar

  • - Alle Dokumente -- Auswahl und Filter der Kategorie. Im oberen Beispiel wurde der Ordner- Rechnungenausgewählt
  • Neu: Dokument
    bzw. Neu: Rechnung
    - Anlegen eines neuen Dokument für die ausgewählte Kategorie
  • Bearbeiten - das Dokument, welches mit dem Häkchen angewählt wurde, wird im Bearbeitungsmodus geöffnet

Wenn Sie in der Liste bei einem oder mehreren Kontakten das Kästchen am linken Rand anwählen , dann erscheinen zusätzliche Buttons, die ohne eine Auswahl keinen Sinn gemacht hätten

  • Löschen- Löschen der angewählten Objekte
  • Freigeben- Freigeben von gesperrten / ausgecheckten Objekten, sofern diese mit dem Häkchen angewählt wurden
  • Stapelverarbeitung- Das Prinzip der Stapelverarbeitung funktioniert überall gleich. Die ausgewählten Objekte werden allesamt vereinheitlicht.

2.2. Rechte Spalte

  • Zusammenfassung des Ergebnisses
  • Datumsfilter
  • Büro filtern
  • Wiederholungen - Erstellen von wiederkehrenden Dokumenten

 

3. Beispiel Stapelverarbeitung

 

 

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